Belajar Dari My Knowledge

HC Edisi Agustus 2008
Rubrik Teknologi

Indosat memanfaatkan kekuatan TI untuk mendukung implementasi program knowledge management (KM) yang tengah bergulir. Bagaimana gambarannya?

Rina Suci Handayani

Agustus ini PT Indosat Tbk. akan meluncurkan portal Knowledge Management (KM) yang diberi nama My Knowldege. Lahirnya portal ini bisa dikatakan sebagai salah satu bentuk keseriusan Indosat mengenai pentingnya KM. Manager Learning and Capabilities Management Indosat Endy Junaedy Kurniawan menjelaskan fenomena yang berkembang di banyak perusahaan saat ini. Menurutnya pengguna e-learning masih mengurusi KM dari sisi TI-nya semata, seperti learning management system, infrastrukstur, dan bandwith ke komputer karyawan. Sementara yang dilakukan Indosat ketika memulai program ini justru sebaliknya. “Kami menggunakan pendekatan sebaliknya. Buat kami yang penting aspek humanisnya. Learning management, system atau hardware-nya bisa diurus belakangan. Pokoknya disosialisasikan dulu ke karyawan,” papar Endy.

Secara umum konsep KM memiliki enabler atau dukungan teknologi informasi (TI). Namun, Indosat mencoba memelintir konsep umum tersebut dan melawan arus dengan memulai KM tanpa enabler yang mumpuni. “Yang memberikan semangat di dalam implementasi KM adalah manusianya. Sehingga kami memikirkan portal-nya belakangan,” kata Endy. Dijelaskannya bahwa Indosat mengutamakan aspek penerimaan karyawan terhadap KM. “Yang penting mereka merasakan manfaatnya, seru, dan senang,” ujarnya. “Semua proses pembangunan portal baru bergulir begitu muncul keinginan untuk membuat rumahnya. Dari situ barulah kami buat rumahnya, yaitu portal My Knowledge,” ia menambahkan.

Endy melihat masih banyak perusahaan yang terjebak dalam kerumitan teknologi penerapan KM. Tak sedikit yang mengira bahwa membangun sistem KM membutuhkan infrastruktur dan teknologi canggih. Semua itu ditampiknya. “Banyak yang mengira bahwa KM itu harus ada hardware, repository (penyimpan data yang besar-red), dan harus bisa diakses melalui web,” katanya. Karena terjebak pada kerumitan itulah, akhirnya banyak perusahaan yang tidak bisa memulai implementasi KM.

Padahal, menurut Endy, penerapan KM bisa dimulai tanpa harus menyediakan itu semua. KM bisa diterapkan dari inisiatif-inisiatif sederhana yang dilakukan setiap hari. “Beberapa fungsi bisa tetap berjalan. Misalnya, karyawan sering mengadakan unit sharing di antara mereka. Demikian pula dengan kebijakan training. Ada kewajiban sharing sepulangnya dari training,” papar Endy memberi contoh. Diakuinya, berbagai program KM baru dikemas secara utuh awal tahun ini. “Salah satu kebijakan dan strategi perusahaan dalam membangun kapabilitas SDM adalah dengan membangun learning organization,” katanya menjelaskan alasannya.

Tahun ini boleh dibilang Indosat cukup sering menjalankan knowledge sharing. Jumlah karyawan yang dilibatkan juga makin banyak. Sekadar contoh, dalam tiga bulan ini skalanya cukup besar, yaitu 60-100 orang. “Sekaligus kami menyiapkan portal-nya. Sederhana saja, sama seperti portal lain,” ujar Endy. Nantinya portal My Knowledge menjadi menu paling depan ketika diakses oleh karyawan. “Sebelumnya Indosat sudah punya portal pembelajaran yang diberi nama my library dan my learning,” jelasnya.

Fitur-fitur utama di portal itu adalah sejarah Indosat, sharing forum, dan ahli kita. “Fitur ahli kita, misalnya, ahli di bidang teknologi satelit, selular, dan bisa langsung bertanya. Nanti langsung terakses ke menu expert. Si expert-nya akan menjawab lewat email,” tutur Endy menjelaskan. Untuk membangun infrastrukturnya Endy tidak merasakan kerumitan yang berarti karena basis Indosat adalah teknologi. “Computer literacy karyawan sudah tinggi. Artinya kita sudah terbiasa tiga atau empat tahun belakangan ini melakukan berbagai aktivitas dengan komputer. Mulai dari internet dan email, maupun aplikasi yang menyangkut kepegawaian,” paparnya.

Selain dapat menjadi tempat belajar bagi karyawan, peluncuran My Knowledge ditujukan untuk mengurangi porsi training (pelatihan) karyawan. Portal-nya sendiri dikerjakan oleh tim kecil yang terdiri dari tiga orang dibantu konsultan untuk percepatannya. Dua atau tiga orang itu yang menyiapkan requirement. “Technical requirement dan function requirement dibangun sesuai dengan kemampuan kami. Sementara untuk membangun portal-nya kami dibantu para expertis,” tutur Endy.

Basis teknologi yang kuat diharapkan bisa memfasilitasi karyawan Indosat yang berada di daerah terpencil. “Infrastruktur kami cukup kuat. Kalau itu tidak dimanfaatkan, teman-teman di daerah akan ketinggalan informasi. Dengan fasilitas Intranet ini karyawan bisa saling akses,” ujar Endy yakin. Untuk mengakses fasilitas ini, tiap orang punya user name, password, dan ID sendiri baik untuk karyawan tetap, kontrak maupun karyawan magang. Caranya tidak sulit. “Karyawan hanya mendaftar, lalu kami balas dengan password khusus. Setelah itu tinggal mengakses saja,” katanya.
Endy mengungkapkan, selama ini inisiatif yang datang dari ahli TI tidak sepenuhnya sukses karena biasanya mereka terlalu memfokuskan KM pada sistem TI dan fitur-fiturnya. “Memang idealis, tapi akhirnya tidak terbeli. Padahal sebenarnya sisi TI-nya tidak harus tinggi,” ujarnya. Nah, jika inisiatifnya datang dari orang-orang HR, hasilnya menjadi berbeda karena pendekatannya lebih ke aspek SDM. “Bicara aksesibilitas, cepat atau lambat kami akan bergerak ke device-device yang lebih kecil, misalnya mobile. Di e-learning kami sudah berpikir untuk membuatnya menjadi mobile learning. Tidak perlu ke kantor tapi bisa pakai laptop atau PC, dan virtual private network (VPN) yang bisa diakses dari telepon selular. Mungkin nanti KM pun larinya ke sini,” kata Endy berharap.

Ketika wawancara berlangsung Juli lalu, Endy membeberkan bahwa persiapan portal My Knowledge sudah mencapai 90%. Sisanya yang 10% terkait dengan masalah teknis. “Saat ini portal belum tertanam di server yang didedikasikan untuk portal. Sekarang ini karena masih dalam fase pembangunan maka dia masih ngendon di server sementara (di unit PC yang disiapkan untuk pembangunan ini-red).” Endy memberitahu. Ia berpendapat sebenarnya kapasitas yang diperlukan untuk My Knowledge tidak perlu khusus. “Numpang satu slot (laci-red) juga bisa dan hardware tidak terlalu dipikirkan,” katanya.

Yang jelas, Endy berupaya agar fasilitas ini tidak dimulai dari yang rumit, tapi sebaiknya tepat. “Jadikan program tersebut fun dan dibutuhkan. Kalau terlalu canggih nanti malah dijauhi. Jadi buat yang simple saja,” tuturnya memberi saran.